Objectifs de la formation
- Apporter toutes les compétences requises pour exercer le métier de secrétaire assistant
- Validation par l’obtention du Titre professionnel « secrétaire assistant ».
Formation dans nos locaux
Référence C297
Durée 846 heures (630 heures de formation + 35 heures de préparation à l’emploi + Stage en entreprise 175 heures + 6 heures de session de validation)
Prix 6000 HT
Formation en entreprise
Référence C297
Durée 846 heures (630 heures de formation + 35 heures de préparation à l’emploi + Stage en entreprise 175 heures + 6 heures de session de validation)
Prix Nous consulter
Formation personnalisée
Référence C297
Durée 846 heures (630 heures de formation + 35 heures de préparation à l’emploi + Stage en entreprise 175 heures + 6 heures de session de validation)
Prix Nous consulter
Pré-requis : Niveau de formation scolaire minimum exigé : Secondaire validé ou non (1ère, terminale) ou - BEP/CAP/Titre professionnel niveau V en secrétariat ou équivalent, avec une expérience significative en secrétariat ou en tant qu’agent administratif.
Eligible au CPF : Oui
Certification : Oui
Mise à jour : 19/11/2021
Moyens et méthodes pédagogiques
- Formation en présentiel (feuille d’émargement à signer chaque demi-journée par les stagiaires).
- Salle de cours dans laquelle le formateur utilise un PC, connecté à un vidéo-projecteur.
- Il dispose également d’un tableau/ paperboard et d’une connexion internet permettant l’accès à tout type de supports multimédias.
- Test de positionnement en début et en fin de formation pour évaluer la progression du stagiaire, cours magistral/Power Point, exercices, mises en situation, évaluations intermédiaires des acquis tout au long du stage et supports de cours fournis.
Programme
I. MODULES D’ENSEIGNEMENTS PROFESSIONNELS – 630 HEURES
- Module de base : 35 heures
- Découverte de la formation et de l’emploi de secrétaire assistant(e).
Objectifs : A la fin de ce module, le stagiaire sera capable de comprendre les missions du métier de secrétaire assistant(e), les conditions de travail requises par la profession, l’environnement professionnel, de repérer ses propres potentialités et motivations et de les confronter à celles requises par la fonction.
Le stagiaire devra être en capacité de :
- S’approprier le périmètre des champs d’activités du métier,
- Evaluer ses compétences professionnelles,
- Approfondir ses connaissances du secteur professionnel.
Contenu :
- Découverte du secteur professionnel
- Accueil
- Présentation des objectifs de la formation
- Connaissance de l’environnement professionnel
- Sensibilisation au développement durable
- Adaptation du parcours de formation
- La démarche qualité et la professionnalisation du secteur par la formation et la VAE
- Présentation du métier de secrétaire assistant(e)
- Analyse des compétences requises pour exercer le métier par l’étude du référentiel emploi activité compétence (REAC)
- Repérage des compétences à acquérir, à développer
- Le cadre législatif de l’exercice, les limites du champ de l’exercice professionnel du commercial
Module1 (CCP1) : 315 heures
- Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
A la fin de ce module, le stagiaire sera en capacité de réaliser des activités ci-dessous de manière autonome :
- Produire des documents professionnels courants
- Communiquer des informations par écrit
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
- Planifier et organiser les activités de l’équipe
Contenu :
- Produire des documents professionnels courants
Saisir et présenter des documents professionnels courants en utilisant l’application bureautique la plus appropriée à la production attendue ou le progiciel propre au secteur d’activité, en respectant la charte graphique et les consignes données, afin de transmettre les informations de manière adaptée et dans les délais impartis aux destinataires internes et externes à l’entreprise. - Communiquer des informations par écrit
À partir d’une prise de notes, d’une recherche d’informations, de consignes ou pour les besoins du service, rédiger et présenter des écrits professionnels à usage interne et externe pour communiquer des informations de façon efficace et en assurer le suivi. Sélectionner et exploiter des informations afin de les restituer au destinataire sous une forme adaptée au contenu et au besoin (mail, courrier à partir de modèles, note, compte rendu, diaporama) - Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- En fonction des activités du service, à partir d’une organisation existante, concevoir et mettre en oeuvre un plan de classement pour garantir l’accessibilité aux dossiers par les tiers habilités. Organiser de façon ergonomique le classement et l’archivage physiques et numériques des documents et des mails selon les règles en vigueur, en veillant à la sécurité et à la confidentialité des informations.
- Dans une perspective de dématérialisation des documents, les numériser et les nommer en vue de leur classement ou leur archivage sur un disque interne partagé, selon les règles et procédures de la structure.
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
Afin de contribuer au bon fonctionnement du service et à la satisfaction des interlocuteurs, accueillir des visiteurs et les orienter vers les personnes et services concernés conformément aux procédures. Traiter les appels entrants et sortants sur différents canaux (téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication unifiée) en adoptant un ton et une expression adaptés. Assurer la transmission des messages en utilisant de façon adéquate les outils de communication synchrones ou asynchrones
- Planifier et organiser les activités de l’équipe
Dans le respect des délais et d’un budget définis par la hiérarchie, anticiper, planifier les rendez-vous et organiser les réunions et les déplacements d’une équipe en prenant en compte les impératifs de ses membres, afin de contribuer à la bonne coordination des activités. Utiliser à bon escient les outils de planification et de gestion de temps, tenir à jour les agendas et plannings, informer les interlocuteurs concernés des modifications et alerter en cas de difficultés d’organisation prévisibles. Assurer l’organisation logistique des activités en fonction des contraintes et établir le suivi des budgets correspondants.
Module2 (CCP2) : 245 heures
- Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
Objectifs :
A la fin de ce module, le stagiaire sera en capacité de réaliser les activités ci-dessous de manière autonome :
- Assurer l’administration des achats et des ventes
- Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
- Assurer le suivi administratif courant du personnel
Contenu :
-
- Assurer l’administration des achats et des ventes
- Dans le cadre du processus d’administration des ventes de l’entreprise, traiter les commandes clients et gérer leur suivi, du devis jusqu’au règlement de la facture, pour garantir le bon déroulement de la vente en termes de conformité des produits ou services et de respect des délais. Actualiser les fichiers, éditer les documents commerciaux et les états et effectuer les relances de paiement
- Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
- À partir d’une demande d’information, de modification de commande, d’une réclamation ou d’une situation litigieuse de premier niveau, apporter une réponse qui concilie satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise dans le respect du niveau de délégation accordé, en mettant en oeuvre les techniques de communication professionnelle. Identifier les cas pouvant être traités en toute autonomie et ceux relevant de la hiérarchie qui devra être alertée, en fonction de la complexité et des enjeux de la situation litigieuse
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
- À partir de consignes, dans le cadre du suivi périodique de l’activité commerciale ou en vue d’une présentation, collecter des données chiffrées dans différentes sources identifiées ou auprès d’autres collaborateurs, élaborer et actualiser des tableaux de suivi et les présenter sous forme graphique. Vérifier la cohérence du résultat avec l’objectif recherché et mettre en évidence les éléments significatifs pour faciliter l’analyse des résultats et la prise de décision.
II. MODULE DE PRÉPARATION À L’EMPLOI – 35 HEURES
Objectif : Grâce à l’appui d’un expert en accompagnement vers l’emploi, acquérir toutes les techniques de recherche d’emploi, adaptées au projet professionnel de chacun, et les mettre en application afin de réussir avec brio et de manière autonome son insertion professionnelle.
L’objectif final étant que chaque participant ait trouvé un stage et un emploi à l’issue de ce module.
Contenu :
-
- Techniques de Recherche d’Emploi :
- Réfléchir et amorcer sa recherche d’emploi
- Construire son CV
- Identification des entreprises intervenant dans le champ professionnel visé
- Définir son plan d’action, ainsi que sa zone d’action, et étudier les perspectives de recrutement dans cette zone
- L’approche Internet ou l’emploi on-line
- Les annonces de recrutement
- Les candidatures spontanées
- Développer son réseau professionnel
- Sortir de chez soi et communiquer
- L’offre des acteurs publics
- Rédiger ses lettres de motivation
- Répertorier ses contacts et actions
- Le contact téléphonique
- Préparer ses entretiens
- Pendant l’entretien de recrutement, simulations….
- Après l’entretien de recrutement
- Faire un bilan régulier des actions et des résultats obtenus
-
- Lien avec le réseau AIO :
- Techniques de Recherche d’Emploi :
Structures d’accueil du public, information, orientation (AIO)
- Ateliers de recherche d’emploi :
Avec l’aide de leur formateur, forts des théories acquises, les stagiaires les mettront en application en ciblant des entreprises, en répondant à des offres d’emploi, en envoyant des candidatures spontanées…
Droit du travail (droits et devoirs du salarié) :
- Le contrat de travail
- Les pouvoirs de l’employeur
- Les conditions de travail : durée du travail, repos et congés
- La rémunération du salarié
- Les événements susceptibles d’affecter la relation de travail
- La rupture du contact de travail
- Le conseil des prud’hommes
- La représentation des salariés dans l’entreprise
- Les relations collectives de travail : négociation collective, conflits collectifs
III. STAGES EN ENTREPRISE – 175 HEURES
SESSION DE VALIDATION (PASSAGE DES EXAMENS) – 6 HEURES
Examen CCP 1 – Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
- 1ère épreuve : Mise en situation professionnelle (durée 2h20)
- 2ème épreuve : Entretien technique (durée 20 min)
Examen CCP 2 – Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
- 1ère épreuve : Mise en situation professionnelle (durée 3h00)
- 2ème épreuve : Entretien technique (durée 20 min)
